Wir stellen uns vor: Team Auftragswesen

Die heutige Zeit ist nicht nur von einem oft stressigen Alltag geprägt, sondern auch von raschen Veränderungen. Da kann es schon mal vorkommen, dass man von München nach Nürnberg zieht, ob nun aufgrund eines Berufwechsels oder weil der Partner dort lebt. Das war vor ein paar Wochen bei der Bestellung der neuen Matratze noch nicht so geplant? Und nun? Vielleicht wird die Lieferung gar nicht mehr benötigt oder die Lieferadresse soll nun eine andere sein. Dafür sind die Kolleginnen und Kollegen vom Team Auftragswesen da. Sie sind Ansprechpartner bei Fragen und Problemen rund um den Bestellablauf und die Lieferung und kümmern sich dann darum, dass Euer Produkt reibungslos an die Haustür geliefert wird. Ein Stockwerk tiefer treffe ich Martina, die Euch die Arbeit des Auftragswesens im folgenden Beitrag näher bringen wird.

„Ein Tag im Auftragswesen – Martina wie fängt der Tag in diesem Berufsfeld für gewöhnlich an?“
Martina: „Wenn der PC hochgefahren ist, wird zuerst immer der Klick auf das E-Mail Postfach getätigt. Denn es ist wichtig, die eingegangenen Mails zu lesen und nach ihrer Dringlichkeit zu ordnen. Wir müssen klären, was wird als Erstes erledigt und was kann auch noch nach hinten geschoben werden. Dann werden die Mails nacheinander abgearbeitet.
Von Montag bis Freitag, von 9.00 – 18.00 Uhr sind wir für die Kunden am Telefon da und beantworten Anfragen nach Möglichkeit gleich persönlich.“

„Welche Aufgaben bringt ein Arbeitstag im Team Auftragswesen mit sich?“
Martina: „Unsere Hauptaufgabe besteht darin, alle Kundenanfragen in Bezug auf den jeweiligen Auftrag und dessen Lieferung zu beantworten. Wir sind hier also vor allem im Kundenservice tätig. Wenn beispielsweise das bestellte Möbelstück beschädigt ist und eine Reklamation eintrifft, untersuchen wir diesen Fall. Außerdem reagieren wir auf Bestelländerungen und arbeiten im Laufe des Tages immer wieder neue Bestellungen und Anfragen ab. Zwei Mitarbeiterinnen des Teams sind dabei eher für administrative Aufgaben zuständig und weniger im Kundenservice tätig. Denn auch Auftragsbestätigungen von Lieferanten müssen von jemandem geprüft werden und Daten müssen ins System eingepflegt werden. Außerdem kümmern sich diese Beiden um die Retouren von Kleinartikeln.“

„Bei diesem vielfältigen Aufgabengebiet ist Teamarbeit sicherlich wichtig – wie verhält sich diese im Team Auftragswesen?“
Martina: „Ich finde, hier herrscht ein gutes und vor allem freundschaftliches Klima. Deshalb gibt es nie Probleme bei der Verteilung der Aufgaben, diese werden immer gerecht aufgeteilt. Wenn es Fragen und Probleme zum Beispiel beim Thema Reklamationen gibt, helfen wir uns gerne gegenseitig und besprechen, wie wir im einzelnen Fall reagieren könnten. Dabei halten wir oft Rücksprache mit Frau Olle, die nicht nur die Verantwortung für die Geschäftsleitung trägt, sondern auch Mitarbeiterin des Teams ist.“